Gentile Cliente,
come anticipato con comunicazioni precedenti e come da aggiornamento Condizioni generali servizio (Rev. 13 del 01/01/2022), ti ricordiamo che in data 01/01/2022 sono entrate in vigore le nuove linee guida dettate da AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Dal 01/01/2022 pertanto diventa tuo obbligo di legge predisporre (e mantenere aggiornato) il Manuale della Conservazione (di seguito MdC), attività che dovrà essere effettuata dal Responsabile della Conservazione (di seguito RdC), ossia il titolare dell'azienda (tu) o un terzo delegato (chi gestisce per te la conservazione delle fatture elettroniche). Se ancora non hai provveduto alla redazione di tale documento non sei a norma.
Vista la complessità dell'attività, il nostro provider di fattura elettronica ha implementato un servizio in abbonamento di supporto alla generazione dei contenuti tecnici da inserire nel MdC (garantendoti nei mesi un aggiornamento periodico in modo che tu sia sempre in regola con la normativa, evitando di ricevere sanzioni) che se scelto vedrà incluso gratuitamente il servizio di RdC (ruolo che sarà ricoperto dal Sig. Roberto Tagliaferri della Srl TosNet, al fine di sollevarti da questo incarico).
Nei giorni scorsi AgID ha richiesto l'esibizione di alcuni Manuali Conservazione (la richiesta arriva sempre al fornitore dei servizi)
Tra tutte, 4 aziende sono state sanzionate perché alla data della verifica non avevano ancora predisposto MdC (a ciascuna è stata applicata sanzione di € 1.000 e obbligo di predisporre il MdC). Inutili i tentativi ns. di conciliazione.
Pertanto, al fine di evitare ulteriori inutili contestazioni pubblicheremo un banner all'accesso della cartella clinica, ribadendo obbligo MdC, sanzioni e urgenza. Ti preghiamo ancora una volta di non sottovalutare dunque la questione e di sottolineare nuovamente ai tuoi clienti l'obbligo MdC.
NOTA IMPORTANTE: A CHI E' RIVOLTA QUESTA COMUNICAZIONE?
Il servizio è rivolto a tutti gli utenti che utilizzano il servizio di fatturazione elettronica attivo e passivo integrato con parmenide. Si rivolge in pratica a chi utilizza il nostro codice destinatario 6EWHWLT per ricevere le fatture elettroniche.
Tutte le utenze che non utilizzano i nostri sistemi dovranno contattare i propri provider o commercialisti e chiedere informazioni al riguardo.
COME FUNZIONA E QUANTO COSTA IL SERVIZIO
Per procedere con l'acquisto del servizio scrivi una mail a info@cartellaclinicaparmenide.it oppure contatta il nostro servizio di assistenza allo 09741926702. Dovrai chiedere l'attivazione del servzio. In seguito a tale comunicazione ti invieremo un contratto da sottoscrivere, timbrare e firmare, una copia di un documento di identità e al resto provvederemo noi. Il costo del servzio è di euro 30 + iva anno con scadenza sempre al 31 dicembre. Il versamento verrà eseguito al rinnovo del canone del gestionale e delle sue opzioni.
VALIDITA' DEL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE
Il Mdc deve essere legato all'anno di conservazione.
Pertanto, indipendentemente dalla data di acquisto, scadrà sempre in data 31/12/xx, potendo essere rinnovato per ulteriori 12 mesi o più (a seconda del tipo di abbonamento che sceglierai).
Allo scadere del MdC decadrà automaticamente il ruolo di RdC.
COS'E' IL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE
Il Manuale della Conservazione è un documento informatico che racchiude al suo interno tutto il processo che riguarda la conservazione dei documenti informatici di un’azienda. Al suo interno il manuale dovrà quindi riportare:
- i dati dei soggetti che nel tempo hanno definito, elaborato e aggiornato il manuale
- le strutture organizzative che sono coinvolte nel sistema di conservazione digitale dei documenti
- le tipologie documentali trattate dall’azienda e con quali modalità queste vengono prodotte e conservate per far sì che si garantiscano i criteri di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità
- gli specifici oggetti sottoposti a conservazione (fatture, documenti di trasporto, mail, PEC, documenti informatici, fascicoli informatici e aggregazioni documentali informatiche, etc.) e la relativa indicazione dei formati gestiti e dei metadati da associare
- il modello di funzionamento e il processo di conservazione, che descrive le fasi di creazione e l’invio dei pacchetti informativi al sistema di conservazione e di tutto il personale coinvolto in questo processo
- a descrizione delle procedure di monitoraggio del sistema di conservazione nonché le architetture e infrastrutture in uso, le misure di sicurezza
- le tempistiche entro le quali gli oggetti documentali dovranno essere trasferiti in conservazione ed eventualmente scartati
- le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti documentali